Întrunirea secţiunii Periodice

28 iunie 2010 la 11:59 am | Publicat în secţiunea periodice, secţiuni | Lasă un comentariu

Întrunirea profesională a Secţiunii Periodice a avut loc în data de 17 iunie 2010, cu începere la ora 13.00, având ca temă “Fluxul activităţilor din cadrul Biroului de Periodice”.
La lucrările acestei secţiuni au participat 22 bibliotecari de la:
– Biblioteca Universităţii „Lucian Blaga” Sibiu: doamna Rodica Volovici, Stana Moţoc, Şerban Aurelia, Stanislav Corina
– B.C.U. „Carol I” din Bucureşti: doamna Alexandra Enescu, Daniela Cernea, Adriana Toma, Iepureanu Viorica
– Biblioteca Naţională a României: doamnele Mihaela Manolache şi Erceanu Mihaela
– B.C.U. „Mihai Eminescu” din Iaşi: doamna Luminiţa Daniş
– B.C.U. ”Eugen Todoran” din Timişoara: doamnele Henrietta Muntyan şi Carla Suhaida
– Biblioteca judeţeană “V.A. Urechea“ – Galaţi: doamnele Leonica Roman şi Violeta Moraru
– Biblioteca Centrală Universitară „Lucian Blaga” din Cluj: Janko Tunde
– Biblioteca Universităţii din Craiova : Crina Marin

Deschiderea secţiunii a fost făcută de către Doamna Alexandra Enescu, preşedinta secţiunii, care a anunţat tematica întrunirii, precum şi ordinea de zi: prezentarea lucrărilor, întrebări şi discuţii la sfârşitul programului.
Secţiunea a debutat cu lucrarea în Power Point a doamnei Luminiţa Daniş de la B.C.U. „Mihai Eminescu” din Iaşi, „Fluxul activităţilor din cadrul serviciului de periodice de la B.C.U. „Mihai Eminescu” din Iaşi”. Lucrarea prezintă fluxul activităţilor din cadrul biroului de periodice, structurată pe mai multe capitole, precum: recepţionarea publicaţiilor, verificarea titlurilor, repartizarea titlurilor excedentare, ştampilarea publicaţiilor, căutarea simplă a unui titlu în bazele de date, alfabetizarea în depozitul curent A, crearea volumelor de legătură, inventarierea volumelor de legătură, completarea câmpurilor din modulul item, generarea rapoartelor, corecturi în modulul item, pregătirea volumelor de legătură pentru expediţie. De asemenea, lucrarea cuprinde exemplificări ale teoriei prin ecrane salvate din sistemul integrat de bibliotecă Aleph 18, utilizat în cadrul B.C.U. Iaşi.
Doamna Alexandra Enescu întreabă cine face parte din compartimentul de achiziţii?
Răspuns: din fiecare birou există câte un reprezentant.
Următoarea lucrare în Power Point prezentată în cadrul secţiunii de Periodice a fost cea a doamnei Henrietta Muntyan de la B.C.U. „Eugen Todoran” din Timişoara, având titlul „Fluxul activităţilor din cadrul Biroului de Periodice al B.C.U. “Eugen Todoran” din Timişoara”. Prezentarea este structurată din două părţi: 1.teoria despre fluxul activităţilor tradiţionale în ceea ce priveşte documentele periodice de la achiziţionarea acestora până la distribuirea lor în bibliotecile filiale de specialitate: colaborarea cu cadrele didactice ale UVT, cu bibliotecarii de la filiale privind abonamentele pentru anul următoar, pregătirea caietului de sarcini, operaţiuni din cadrul compartimentelor de schimb şi Depozit Legal, precum şi 2-activitatea practică- fluxul activităţilor în Aleph privind înregistrarea documentelor seriale: deschiderea comenzilor, crearea şablonului, reclamaţiile, listarea într-un document Word a numerelor ce compun un volum („completed volumes”), legarea în volum, crearea facturilor, legarea comenzilor la factură, precum şi a item-urilor la factură, generarea de rapoarte şi statistici din Aleph, tipărirea din Aleph a RMF, RI şi RSI pentru filiale, toate exemplificate prin ecrane salvate din sistemul integrat de bibliotecă Aleph 18, utilizat în cadrul B.C.U. Timişoara.
Doamna Alexandra Enescu întreabă cine întocmeşte documentaţia de achiziţie şi despre modalitatea de întocmire a facturilor în Aleph?
Răspuns: Documentaţia se face de către compartimentul de Achiziţie al BCUT în colaborare cu Biroul de Achiziţie, care întocmeşte caietul de sarcini.
Pentru achiziţia directă, facturile se crează în Aleph cu datele inscripţionate în original, iar pentru abonamente s-au deschis facturi în Aleph cu nr. de contract, în valoarea achitată furnizorului, la care s-au legat publicaţiile exact în valoarea intrată; diferenţa neintrată s-a restituit bibliotecii.
Pentru publicaţiile seriale intrate prin donaţie şi schimb s-au creat facturi la sfârşitul anului în valoarea totală intrată, la care s-au legat titlurile cu nr. aferente intrate.

A treia lucrare şi ultima, a fost prezentată tot în Power Point de către doamnele Violeta Moraru şi Leonica Roman de la Biblioteca judeţeană “V.A. Urechea“ din Galaţi, având titlul „Fluxul periodicelor în Biblioteca „V.A. Urechia” Galaţi ”.
Lucrarea prezintă circuitul publicaţiilor periodice din cadrul bibliotecii, de la achiziţionarea lor, până la legarea acestora în volume: Biroul Completare. Achiziţii, Biroul Informare bibliografică, Secţia Săli de lectură şi Depozit general, Biroul Evidenţa colecţiilor , Biroul Catalogare – Indexare , Secţiile de Împrumut la domiciliu , Atelier Legătorie.
Conform lucrării prezentate, în cadrul Bibliotecii judeţene “V.A. Urechea“ din Galaţi, avem publicaţii periodice care se împrumută la domiciliu, spre deosebire de celelalte biblioteci centrale universitare în cadrul cărora publicaţiile seriale se consultă doar în cadrul sălilor de lectură.
Doamna Alexandra Enescu întreabă ce sume sunt alocate anual, câte abonamente au şi cum pot circula documentele la împrumut fără a avea nr. de inventar?
Răspuns: Biblioteca „V.A. Urechia” Galaţi are un nr. de aprox. 200 de titluri de reviste româneşti, există titluri abonate în 2 şi chiar 3 exemplare , iar titlurile se inventariază la sfârşitul anului, când primesc nr. de inventar, se leagă şi se descarcă la contabilitate.
După prezentarea făcută de către doamnele de la Biblioteca „V.A. Urechia” Galaţi, Doamna Alexandra Enescu prezintă succint organizarea Biroului de periodice din cadrul B.C.U. “Carol I” din Bucureşti. Sunt prezentate obiectivele specifice, activităţile, repartizarea posturilor: 8 bibliotecari: 1 sef birou (atribuţii şef + proceduri de achiziţie), 2 bibliotecari – achiziţie + acte contabile, 2 bibliotecari – evidenţă + statistici, 2 bibliotecari – catalogare –indexare, 1 bibliotecar – publicitatea bazelor de date achiziţionate + prelucrare.
Este prezentat fluxul periodicelor pornind de la: achiziţie, primirea publicaţiilor, completare curentă, donaţii – româneşti şi străine, schimb intern şi extern, completare retrospectivă, evidenţa – intrări, evidenţa – ieşiri, catalogare – clasificare, rapoarte, statistici, până la întocmirea actelor contabile.
De asemenea este prezentat noul model de RMF şi repartizarea documentelor conform noului RMF.
Doamna Carla Suhaida, din cadrul Bibliotecii Centrale Universitare “Eugen Todoran” din Timişoara întreabă dacă la BCUB publicaţiile seriale sunt primite pe bază de facturi plus şi storno sau avize de însoţire marfă şi cum sunt înregistrate în RMF publicaţiile care sosesc la BCUB.
Doamna Daniela Cernea din cadrul Bibliotecii Centrale Universitare “Carol I” din Bucureşti afirmă faptul că documentele intră cu aceste acte şi sunt prelucrate în programul Access; sunt întocmite borderouri pe loturi (furnizori, tip de achiziţie) care se înregistrează în RMF – parte generală.

O temă propusă de către doamna Alexandra Enescu pentru viitoarea întâlnire profesională
care va avea loc în septembrie 2010 la B.C.U.”Carol I” Bucureşti a fost „Proceduri de achiziţie pentru periodice”, temă propusă de anul trecut la Conferinţa de la Constanţa, lista rămânând deschisă cu propuneri aşteptate pe e-mail.

Lucrările Secţiunii de Periodice s-au încheiat la orele 15,30.

Preşedinte, Alexandra Enescu
Secretar, Henrietta Alina Muntyan