Asociaţia Bibliotecarilor din România

Raport cu privire la sesiunea de lucru a Secţiunii de catalogare-indexare a ABR

În conformitate cu planul de activităţi al Secţiunii de Catalogare-Indexare a ABR, în zilele de 12 şi 13 mai 2008 a avut loc la Biblioteca Centrală Universitară „Mihai Eminescu” din Iaşi sesiunea de lucru a secţiunii, având ca obiectiv fixarea coordonatelor pentru elaborarea unui ghid de catalogare, respectiv a unui ghid de indexare. Aceste ghiduri vor servi ca lucrări de referinţă şi instrumente de lucru pentru uniformizarea activităţilor desfăşurate în biblioteci şi instituţii similare din România. Deoarece s-a considerat că problemele privind prelucrarea informaţiei în cadrul Proiectului România, rămase restante la Conferinţa Naţională a ABR, s-ar putea discuta tot cu această ocazie, contextul fiind mai mult decât adecvat, aceste probleme au fost expuse şi discutate în deschiderea sesiunii de lucru. Aceste trei obiective au constituit agenda întrunirii de la Iaşi.

Biblioteca Centrală Universitară „Mihai Eminescu” din Iaşi ne-a primit într-un spaţiu în care mirosul proaspăt de lemn al mobilierului nou încă plutea în aer. În acest cadru, ni s-au adresat cuvinte calde de bun-venit şi de succes de către domnul Alexandru Călinescu, directorul bibliotecii.

Prima parte a sesiunii de lucru a debutat prin discuţii în plen despre situaţia actuală a Proiectului România de descriere analitică a unor articole din periodice. Un scurt istoric al proiectului, făcut de Aurelia Stoica de la Serviciul Bibliografic al BCU Iaşi, ne-a reamintit că acesta a fost iniţiat printr-un ordin al Ministerului Educaţiei Naţionale în anul 1999. În martie 2000 s-a încheiat un protocol prin care s-a stabilit formatul de lucru.

La acest proiect urmau să colaboreze în parteneriat serviciile bibliografice din BCU Bucureşti, BCU Iaşi şi BCU Cluj. Obiectul proiectului era un set de publicaţii periodice care a fost divizat între cele trei participante la proiect, urmând ca articolele din aceste periodice să fie prelucrate analitic. Conform celor comunicate de Aurelia Stoica, BCU Iaşi a fost prima dintre aceste biblioteci care a trecut efectiv la lucrul în formatul stabilit. Iniţial, activitatea s-a desfăşurat într-o bază de date în Papyrus, ulterior datele bibliografice fiind importate în catalogul general în Aleph. În prezent, contribuţia BCU Iaşi la acest proiect înseamnă 115.000 de înregistrări bibliografice dintr-un număr de 57 de publicaţii periodice. Apreciem ca interesante informaţiile privind indexarea acestor articole din periodice prin descriptori în limba română şi în limba engleză (din Library of Congress Subject Headings), prezenţa titlului tradus şi, acolo unde acesta există, preluarea abstractului.

Situaţia derulării proiectului la BCU Cluj a fost raportată de Monica Lazăr. Aceasta s-a declarat în favoarea modului de lucru adoptat de BCU Iaşi, instituţie cu care există o strânsă colaborare pe această temă. În prezent la BCU Cluj se lucrează în Procite, baza de date având un număr de 15.884 de înregistrări. Se intenţionează importul înregistrărilor analitice din Procite în Aleph. Serviciul Bibliografic de la BCU Cluj are propriul vocabular de descriptori pentru indexarea articolelor din periodice în cadrul Proiectului România.

De la BCU Bucureşti a raportat situaţia bazei de date România Alina Paraschiv, participantă la prelucrarea articolelor din publicaţii din domeniul teologiei. Prezentarea sa a cuprins câteva exemple care ilustrează modul de lucru şi modul în care se face regăsirea informaţiei în baza de date România, bază de date separată de catalogul online general al bibliotecii. Se evidenţiază posibilitatea de a vizualiza legăturile dintre descrierea publicaţiei periodice şi descrierile analitice de articole care o compun. În finalul prezentării, Alina Paraschiv propune unificarea celor trei baze de date într-un catalog partajat care să permită căutarea simultană a informaţiei în cele trei componente ale parteneriatului.

Au fost întrebări şi comentarii care au demonstrat interesul şi curiozitatea unor participanţi în privinţa acestui proiect. O întrebare punctuală şi ferm adresată a fost cea a directoarei adjuncte a BCU Iaşi, Nona Popescu, privind numărul de titluri de periodice prelucrate analitic de BCU Bucureşti şi numărul de înregistrări existente în prezent în baza de date România. Cu ajutorul colegilor de la Bucureşti – cărora le mulţumim şi pe această cale – am aflat că sunt 31 de titluri de periodice descrise analitic în 4620 de înregistrări în cadrul proiectului România la BCU Bucureşti.

În concluzie, Aurelia Stoica a spus că este nevoie de mai multă comunicare şi mai multă transparenţă între factorii direct implicaţi în acest parteneriat în vederea uniformizării tehnicilor de lucru şi îndeosebi a indexării subiectelor.

Din partea organizatorilor, Carmen Hălciug, vicepreşedintă cu probleme de indexare a Secţiunii de Catalogare-Indexare a ABR a vorbit apoi despre separarea activităţilor şi despre nevoia de a câştiga timp prin discuţii separate pe cele două diviziuni ale secţiunii. Ca urmare, lucrările s-au desfăşurat în continuare separat, spre nemulţumirea celor care ar fi fost interesaţi să participe la discuţiile privind ambele activităţi. Acest lucru se întâmplă îndeosebi datorită tendinţei actuale de întrepătrundere a celor două tipuri de activităţi specifice prelucrării informaţiei, de ştergere a graniţelor care le separau, multe dintre elementele de date de catalogare descriptivă fiind comune cu acelea ale catalogării pe subiecte. De fapt, punctele de acces, elemente majore ale prelucrării informaţiei, cu excepţia celor de acces la subiect, sunt aceleaşi pentru ambele tipuri de activităţi.

În continuare voi prezenta discuţiile care au avut loc în cadrul subsecţiunii de indexare a Secţiunii de Catalogare-Indexare a ABR, la care am participat, urmând ca, pentru cealaltă subsecţiune, de catalogare, să adaug raportul întocmit de Olga Beşchea, vicepreşedintă cu probleme de catalogare a secţiunii.

Indexare
În prima zi s-a constatat o oarecare confuzie privind tipul de document pe care ar trebui să-l discutăm în vederea elaborării. A fost propus ca model pentru un ghid de indexare Ghidul RAMEAU de Carmen Hălciug (BCU Iaşi). Monica Lazăr (BCU Cluj) a fost de acord cu Victoria Frâncu (BCU Bucureşti) că un ghid de indexare trebuie să conţină o metodologie de lucru care să nu ţină seama de sistemul de bibliotecă. Monica Achiri (BCU Bucureşti) propune adoptarea în indexarea subiectelor a variantei FAST (Faceted Application of Subject Terminology) a OCLC, ca versiune simplificată a LCSH (Library of Congress Subject Headings) aplicată la RAMEAU. Liuba Dafinoiu (BCU Iaşi) se referă la necesitatea adoptării Ghidului RAMEAU pentru indexarea subiectelor, cu modificări ţinând cont de realităţile bibliotecilor româneşti şi de particularităţile limbii române. Monica Lazăr şi Carmen Hălciug vorbesc despre faptul că vedetele de subiect RAMEAU se predau la Universitatea din Cluj, respectiv se utilizează la BCU Cluj şi Iaşi de mai bine de 5 ani. Anca Haţapuc (BCU Iaşi), ca reacţie la prezentarea unor puncte de vedere teoretice privind indexarea de către Victoria Frâncu, evidenţiază lipsa acută şi nevoia de instrumente de lucru pentru indexatori şi apreciază ca urgentă trecerea la adaptarea Ghidului RAMEAU (inclusiv a terminologiei RAMEAU) la realităţile şi specificul socio-cultural românesc.

Prin urmare, discuţiile din prima zi au abordat probleme punctuale şi nu principii care să stea la baza elaborării unui ghid de indexare. Trebuie făcută precizarea că, la data propunerii unui asemenea ghid, septembrie 2007, în cadrul Conferinţei Naţionale a ABR de la Braşov, nu exista încă varianta în limba română a Ghidului RAMEAU. Apariţia online a variantei în limba română a Ghidului RAMEAU în noiembrie 2007, a generat, cum era normal, reacţii, în condiţiile continuării activităţilor de indexare la bibliotecile care practică această modalitate de reprezentare a subiectelor.

În concluzie, Ghidul RAMEAU va deveni un manual de indexare naţional care să permită indexarea unitară a subiectelor, pentru un limbaj de indexare care să fie, dincolo de rigorile impuse de traducere, reflectarea realităţilor istorice, geografice, sociale româneşti. În introducerea acestui ghid va fi prezentă o abordare teoretică a indexării care să fixeze definiţia, etapele, tipurile de indexare şi metodele utilizate.
A doua zi a discuţiilor a fost mai productivă, în condiţiile în care la acestea au fost prezenţi şi Dan Matei (CIMEC) şi Denise Rotaru (Biblioteca Naţională a României).

S-au evidenţiat următoarele:
1. Faptul că Biblioteca Naţională a României nu poate deţine monopol asupra limbajului de indexare, cu atât mai mult cu cât experienţa în utilizarea vedetelor de subiect a BNR este restrânsă.
2. Fişierele de autoritate pe subiecte vor deveni o sursă naţională dar accesibilă tuturor utilizatorilor.
3. Procedura de propunere şi adoptare a termenilor noi, preluată de la Bibliothèque nationale de France, este complicată şi inadecvată la realităţile româneşti. Termenul propus ar trebui să se poată utiliza şi să fie evidenţiat grafic astfel încât să poată fi identificat pentru validare.
4. Calitatea bibliotecilor utilizatoare a variantei în limba română a RAMEAU faţă de BNR.
5. Regimul fişierelor de autoritate de nume de persoane şi de colectivităţi deja create la bibliotecile universitare din Bucureşti Cluj şi Iaşi (în ordine alfabetică).
6. Înfiinţarea unui grup de editori ai vedetelor de subiect format din indexatori cu experienţă din mai multe instituţii, nu numai din BNR.

Prin prezenţa sa, coordonatoarea proiectului de traducere a RAMEAU, Denise Rotaru a contribuit la clarificarea unor aspecte privind stadiul în care se află proiectul.
• În 15 mai 2008 se postează ceea ce este deja verificat din Ghidul de indexare
• În zilele de 5-6 iunie are loc la BNR o întrunire cu toţi cei implicaţi în proiectul RAMEAU
• Până la 5 iunie se vor trimite observaţii la traducerea în limba română a Ghidului şi în particular, observaţii privind subdiviziunile de formă.
• În această toamnă, fără a se preciza data, se va introduce prima tranşă de termeni validaţi în formatul dedicat Lives-Ro
• Varianta abordării faţetate a subiectelor este acceptată de BNR.

În partea a doua a celei de-a doua zile s-a trecut la discutarea pe exemple concrete a unor termeni din Ghid, şi anume termeni referitori la subdiviziunile de formă ale subiectelor. S-au făcut observaţii privind unele denumiri improprii, trimiteri inadecvate, variante de singular/plural şi oportunitatea definirii precise a situaţiilor în care se foloseşte una sau cealaltă formă.

În pauza care a precedat această sesiune practică am fost invitaţi să vedem modul în care BCU Iaşi a optat să economisească timp şi efort intelectual pentru introducerea în formatul Aleph a fişelor de catalog tradiţional. Prin intermediul tehnicii OCR (Optical Character Recognition), în cadrul unui contract cu firma Content Conversion Specialists, Serviciul de Automatizare al BCU Iaşi preia fişele dactilografiate de catalog scanate şi le importă direct în formatul bibliografic din Aleph, punând la dispoziţia utilizatorilor elemente esenţiale pentru accesul la informaţie: titlu, autor şi cota documentului. Proiectul prevede finalizarea retroconversiei în 3 luni, ritmul de scanare a fişelor fiind de circa 400.000 de fişe pe lună.

Dr. Victoria Frâncu
Preşedintă a Secţiunii de Catalogare-Indexare a ABR

Catalogare
În prima zi de seminar, în cadrul Subsecţiunii Catalogare, Olga Beşchea (BCU Iaşi), a propus spre discuţie câteva coordonate ale proiectului de ghid naţional de catalogare. Coordonatele propuse au avut în vedere obiectivele, cerinţele şi principiile viitorului ghid, fazele preliminare realizării proiectului, parcurgerea etapelor de lucru. Pentru buna desfăşurare a activităţii în echipă, la nivel naţional, a fost propusă stabilirea unor grupuri de lucru, precum şi câteva modalităţi de lucru. În final a fost prezentat un plan sumar, orientativ, a conţinutului unui viitor ghid (cod) de catalogare, structurat în 2 părţi:
Partea I: Descrierea bibliografică – pe Zone bibliografice (conf. normelor ISBD(M)); Partea a II-a: Opere, expresii, puncte de acces (conform Declaraţiei de Principii de catalogare internaţionale – IFLA, 2008).

Au urmat discuţii care au avut ca punct de plecare definirea proiectului drept “cod” (ansamblu de reguli care permit transformarea unui limbaj în alt limbaj) sau ca “ghid” (conf. Dicţionarului explicativ de biblioteconomie şi ştiinţa informării/ Mircea Regneală: „document cuprinzând informaţii orientative pentru ca o persoană să poată duce la bun sfârşit o anumită lucrare”). A fost amintit faptul că de la „Ghidul de catalogare şi clasificare a colecţiilor bibliotecilor universitare din România” elaborat de un colectiv coordonat de Victoria Curcăneanu, nu a mai fost elaborat un ghid de anvergură nici pentru bibliotecile universitare şi nici cu acoperire asupra tuturor tipurilor de biblioteci.

S-a discutat apoi despre oportunitatea implementării termenilor promovaţi de Principiile de la Frankfurt (IFLA, 2004), despre intenţia viitorului ghid de a fi util tuturor catalogatorilor din orice bibliotecă din ţară, indiferent de formatul sau softul folosit. Mariana Ignat (BAR, Filiala Iaşi) a propus ca viitorul ghid să fie supervizat de CNB. Mihaela Dragu (BAR, Filiala Bucureşti) menţionează faptul că Biblioteca Naţională trebuie să fie implicată în elaborarea ghidului, aşa cum s-a întâmplat şi în cazul codurilor naţionale de catalogare şi indexare din alte ţări cu tradiţie în biblioteconomie. Întrucât nu a fost nici o persoană de la BNR prezentă la seminar, se va lua legătura în mod special cu Serviciul Catalogare de la aceasta bibliotecă.

Dan Matei (CIMEC) ne avertizează că versiunea actuală a UNIMARC-ului nu este total compatibilă cu aplicarea modelului FRBR, iar viitorul cod ar trebui să aibă în vedere adaptarea la modelul FRBR; pentru rapiditatea comunicării între grupurile de lucru propune crearea unui blog.

Lacrămioara Chihaia (BCU Iaşi) propune ca, înainte de a începe lucrul efectiv, ar fi bine să ne inspirăm şi din experienţa altor biblioteci, ca exemplu AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules, 2nd ed.). Un exemplu în acest sens îl găsim la ghidul de catalogare al Cehiei (AAKP), inspirat din AACR2.

S-a pus în discuţie problema alocării timpului de lucru necesar pentru alcătuirea ghidului. Practic, în timpul celor 8 ore de serviciu este greu de crezut că se va putea lucra pentru ghid. Sunt necesare negocieri între ABR şi conducerile bibliotecilor prin care să se găsească soluţii în privinţa resurselor materiale şi de timp alocate realizării ghidului naţional de catalogare.

În ziua a 2-a s-a convenit asupra împărţirii responsabilităţilor între cei care vor lucra la ghid. Toţi participanţii au fost de acord cu ideea că descrierea bibliografică, conformă normelor ISBD, să se oprească numai la monografii (într-o primă fază) şi să fie structurată pe două nivele: I – Partea teoretică şi II – Partea practică, cu exemple concrete, din formate diferite, utilizate de bibliotecile din ţară (exemple concrete care pot constitui surse de discuţii în conceperea de reguli în noul ghid);

Au fost schiţate 4 grupuri de lucru, cu sarcini stabilite:
Gr. 1 : se va ocupa de tot ce înseamnă “Titluri” conform ISBD (M)
(responsabile Biblioteca Naţională, Biblioteca Academiei şi BCU Bucureşti );
Gr. 2 : se va ocupa de responsabilităţi (“Autorii”) şi de Zona ediţiei
(responsabile BCU Iaşi şi BCU Cluj);
Gr. 3: se va ocupa de : Descrierile pe nivele, Zona notelor şi Zona publicării
(responsabilă BCU Timişoara);
Gr. 4: se va ocupa de “Colecţii” şi de Zona descrierii fizice
(responsabilă BCU Bucureşti)

Nu au fost stabilite încă persoanele care să se ocupe concret de alcătuirea ghidului şi nici nu au fost fixate încă termenele.

S-a convenit ca până în data de 1 iunie sa fie făcute cunoscute numele persoanelor care vor face parte din cele 4 grupuri de lucru şi să se schiţeze planul lor de activitate. În funcţie de timpul aprobat a fi alocat membrilor grupurilor de lucru de către conducerile bibliotecilor, pentru desfăşurarea acestei activitaţi, va putea fi stabilită, cu aproximaţie, şi durata acţiunii.

Au fost stabilite şi instrumentele de lucru pentru a se crea cadrul unei uniformizări a activităţii (ultimele actualizări ale documentelor IFLA) : Normele ISBD(G) şi ISBD(M), Manualul UNIMARC, Declaraţia de Principii de catalogare internaţionale (IFLA, 2008), alte coduri naţionale de catalogare (din ţări cu experienţă în biblioteconomie şi cu care deja ne-am obişnuit de-a lungul anilor în descrierea bibliografică).

Comunicarea cât mai rapidă între grupuri, şi nu numai, s-a convenit a fi făcută printr-un blog. La aceste discuţii sunt invitati bibliotecari din toată ţara care să intervină cu cazuri concrete, cu exemplificarea şi clarificarea lor, cazuri care ar putea fi folositoare ghidului. Pe acest blog vor fi publicate şi capitole din ghid, pe parcursul elaborării lor, pentru a fi aduse la cunoştinţa catalogatorilor din ţară.

Au urmat discuţii, bazate pe experinţele catalogatorilor prezenţi, asupra unor cazuri concrete din descrieri bibliografice pe nivele .

Olga Beşchea
Vicepreşedintă a Secţiunii de Catalogare-Indexare a ABR

Concluzii şi mulţumiri

1. Ghidul RAMEAU în varianta sa în limba română, cu amendamente, modificări şi completări care să reflecte realităţile socio-culturale româneşti va deveni ghid naţional de indexare.
2. Numele limbajului naţional de indexare rezultat din traducerea listei de vedete de subiect RAMEAU nu este definitiv şi se aşteaptă propuneri de denumire (exemplu: REpertoriu de Vedete de Subiect – REVS)
3. În partea introductivă a ghidului de indexare se va include o abordare teoretică a indexării care să fixeze definiţia, etapele, tipurile de indexare şi metodele utilizate.
4. Până la proxima întrunire a Secţiunii de Catalogare-Indexare ce va avea loc în zilele de 5-6 iunie 2008 la Biblioteca Naţională a României, bibliotecarii sunt invitaţi să participe la revizuirea termenilor referitori la subdiviziuni de formă din varianta românească a ghidului RAMEAU http://www.bibnat.ro/lives.php şi să comunice observaţiile lor pe adresa denise.rotaru@bibnat.ro
5. Trebuie clarificată relaţia dintre bibliotecile din România şi BNR în privinţa construirii limbajului de indexare având în vedere că traducerea RAMEAU este un punct de plecare în construirea ghidului de indexare şi a limbajului naţional de indexare.
6. Ghidul (Codul) naţional de catalogare va urma exemplul unor coduri naţionale din ţări cu experienţă îndelungată în acest domeniu. AACR2, Manualul UNIMARC, Declaraţia de Principii de Catalogare Internaţionale (IFLA, 2008) vor constitui surse pentru alcătuirea ghidului de catalogare.
7. S-au stabilit grupurile de lucru şi obiectivele fiecăruia dintre acestea cu responsabilităţi la nivel de instituţie. Intr-o etapă ulterioară se vor stabili membrii acestor grupuri de lucru.
8. Comunicarea dintre grupuri şi membrii lor va fi mijlocită printr-un blog pe care vor fi publicate şi capitole din ghid, pe parcursul elaborării lor.

Nu vom încheia înainte de a mulţumi organizatorilor pentru modul în care ne-au găzduit, pentru climatul favorabil discuţiilor de pe parcursul sesiunilor de lucru, pentru inspiratele pauze de cafea în care au avut loc discuţii constructive şi, mai ales, pentru pauza în care am fost fascinaţi de modalitatea modernă de retroconversie a fişierului tradiţional prin scanare şi preluare în format Aleph a fişelor de catalog. Este o dovadă a modului în care sunt alocate la BCU Iaşi resursele, pentru o maximă eficienţă în planul utilizării tuturor surselor de informaţii ale bibliotecii, regăsirii exhaustive a informaţiei şi un model de economisire a timpului şi a efortului intelectual. Sala multimedia este un alt exemplu de adaptare la nou şi de eficientizare a spaţiului mereu insuficient al oricărei biblioteci.

Mulţumim şi pentru condiţiile de cazare şi nu putem decât să regretăm că nu ne-am putut delecta mai mult timp cu frumuseţile oraşului Iaşi.

Bucureşti, 16 mai 2008